Excel போதுமா? மாற வேண்டிய நேரம் வந்ததன் ஏழு அறிகுறிகள்

கிட்டத்தட்ட எல்லா விநியோகஸ்தர்களும் Excel-லில்தான் தொடங்குகிறார்கள்; நல்ல காரணத்துக்காக. கூடுதல் செலவு இல்லை, ஆடிட்டருக்குத் தெரியும், நீங்கள் விரும்புவதைச் செய்ய வைக்கலாம். ஒரு வேன், கவனமான முதலாளி இருக்கும் தொழிலுக்கு பல வருடம் வேலை செய்யும்.

பிரச்சனை மெதுவாகத் தொடங்குகிறது. இரண்டாவது சேல்ஸ்மேன். அலுவலகத்தில் இரண்டாவது ஆள். “இன்றைக்கு மட்டும்” என்று WhatsApp-ல் அனுப்பப்படும் கோப்பின் நகல். ஒருநாள் ஷீட்டில் உள்ள ஸ்டாக்கும் குடோனில் உள்ள ஸ்டாக்கும் இரண்டு வெவ்வேறு எண்கள்; எது சரி என்று யாருக்கும் தெரியாது.

Excel-ஐத் தாண்டிவிட்டதற்கான ஏழு அறிகுறிகள்

1. கோப்புக்குப் பல பதிப்புகள். “Stock_final”, “Stock_final_new”, அலுவலகக் கம்ப்யூட்டரில் இருப்பது.
2. விற்பனை இரவில் காகிதத்திலிருந்து டைப். ஷீட் எப்போதும் ஒரு நாள் பின்னால்; ஒவ்வொரு நகலும் ஒரு தவறுக்கான வாய்ப்பு.
3. ஸ்டாக் குடோன் எண்ணிக்கையுடன் ஒருபோதும் பொருந்துவதில்லை. வித்தியாசம் எங்கிருந்து வந்தது என்று யாராலும் கண்டுபிடிக்க முடியாது.
4. கடையின் பாக்கி கடை சொல்வதுடன் பொருந்துவதில்லை. கடை ₹8,000 என்கிறது. உங்கள் ஷீட் ₹11,500 என்கிறது. தீர்க்க பில்-வாரியான பதிவு இல்லை.
5. எளிய கேள்விகளுக்கு ஒரு மணி நேரம். “இந்த வாரம் இந்தப் பொருள் எவ்வளவு விற்றது?” என்றால் ஃபில்டர், காப்பி, கூட்டல்.
6. ஒரு ஃபார்முலா மேலெழுதப்பட்டது, யாரும் கவனிப்பதற்கு முன் வாரக்கணக்கில் மொத்தம் தவறாக இருந்தது.
7. ஷீட் ஒருவருக்கு மட்டுமே புரியும். அவர் லீவில் இருந்தால் தொழில் கண் கட்டி ஓடுகிறது.

ஒன்றிரண்டு சாதாரணம். ஒவ்வொரு வாரமும் நான்கு அல்லது அதற்கு மேல் என்றால், ஷீட் சேமிப்பதைவிட அதிக நேரத்தையும் பணத்தையும் செலவழிக்கிறது.

முதலில் இந்த Excel திருத்தங்களை முயற்சியுங்கள்

எதையும் வாங்கும் முன், இவை பெரும்பாலும் உதவும்:

• ஒரு கோப்பு, ஒரு பொறுப்பாளர். ஒருவர் புதுப்பிக்கிறார். மற்ற எல்லோரும் படிக்க மட்டும்.
• கோப்புகளை அனுப்புவதற்குப் பதில் Google Sheets, அப்போது எப்போதும் ஒரே நகல்.
• ஃபார்முலா செல்களைப் பூட்டுங்கள், யாரும் தவறுதலாக மொத்தத்தின் மேல் டைப் செய்யாமல்.
• அன்றே பதிவு. பில்களும் பணமும் அலுவலகம் மூடும் முன், வார இறுதியில் அல்ல.
• ஒரு வேலைக்கு ஒரு ஷீட்: ஸ்டாக், கடைக் கடன், விற்பனை; எல்லாம் செய்யும் ஒரே பெரிய ஷீட் அல்ல.

எந்தக் கருவியிலும் கடைக் கடனை வைக்க எளிய வழி: நோட்டுப் புத்தகம் இல்லாமல் கடைக் கடன்.

Excel சரிசெய்ய முடியாத ஒன்று

Excel அலுவலகத்தில் இருக்கிறது. விற்பனை கடையில் நடக்கிறது. இடையில் உள்ள காகிதப் பில், சேல்ஸ்மேனின் நினைவு, WhatsApp படம்: அங்கேதான் எண்கள் தவறுகின்றன. வேன் உள்ள விநியோகஸ்தர்கள் சாப்ட்வேருக்கு மாறுவதன் உண்மையான காரணம் இதுதான்: பில் ஒருமுறை, கடையிலேயே போடப்பட்டு, யாரும் மீண்டும் டைப் செய்யாமலே அலுவலகத்துக்குத் தெரிய வேண்டும்.

மாறினால், உங்கள் தகவலைக் காத்துக்கொள்ளுங்கள்

• உங்கள் கடைப் பட்டியல், பொருள் பட்டியல், தொடக்க பாக்கிகளை உங்கள் ஷீட்களிலிருந்தே ஏற்றச் சொல்லுங்கள்.
• யாரிடமும் கேட்காமல், எப்போது வேண்டுமானாலும் எல்லாவற்றையும் Excel-க்கு எடுக்க முடியுமா என்று கேளுங்கள்.
• கணக்கு சாப்ட்வேரை வைத்துக்கொள்ளுங்கள். Tally அல்லது Vyapar கணக்குப் புத்தகத்துக்கு இருக்கலாம்.
• எல்லோரையும் மாற்றும் முன், ஒரு வேனுடன் இரண்டு வாரம் தொடங்குங்கள்.

எந்த விற்பனையாளரிடமும் கேட்க வேண்டிய மேலும் கேள்விகள்: வேன் சேல்ஸ் ஆப் தேர்வுக்கு முன் ஏழு சோதனைகள்.

Mulberry Sales எப்படி உதவுகிறது

உங்கள் ஷீட்களை மீண்டும் டைப் செய்ய வேண்டியதில்லை. ஒவ்வொரு மாதமும் முதல் 5 நிறுவனங்களுக்கு, உங்கள் கடைப் பட்டியலையும் விலைப் பட்டியலையும் எந்த Excel-லாவது அனுப்புங்கள்; நாங்களே ஏற்றி, உங்கள் குடோனிலேயே சேல்ஸ்மேன்களுக்குப் பயிற்சி தருகிறோம். அதன் பிறகு, பில்கள் கடையிலேயே சேல்ஸ்மேனின் போனில் போடப்படுகின்றன; காகிதத்திலிருந்து எதுவும் நகலெடுக்கப்படுவதில்லை. ஆடிட்டருக்கு ஷீட் வேண்டுமென்றால் ரிப்போர்ட்கள் Excel, PDF-க்கு எக்ஸ்போர்ட் ஆகும் (Growth திட்டம் முதல்). உங்கள் சொந்த Google Drive-க்கு பேக்அப் எடுக்கலாம், எப்போது வேண்டுமானாலும் எல்லாவற்றையும் Excel-ல் எடுக்கலாம் (Growth திட்டம் முதல்). பார்க்க: வேறு சாப்ட்வேரிலிருந்து மாறுதல்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்